Word, Excel, PowerPoint の文書が肥大化した時に試したい小技２つ

パワーポイントのプレゼン資料はどんどん肥大化して画像をふんだんに入れたり、あるいは動画を埋め込んだり、なんてことがよくあります。

そんなときに使える小技２つの紹介です。

ファイルを Zip アーカイバで展開したのち、7-Zip 等で再圧縮してみる。

まず本件の前提として「４文字拡張子の Word(docx), Excel(xlsx)、PowerPoint(pptx) のファイルフォーマットは zip である」ということを最初に書いておきます。

これについては以下のリンク先の情報をお読みください。
support.office.com

さて、４文字拡張子の文書が Zip ファイルならば、zip 形式に対応していて、なおかつ圧縮効率がよいアーカイバを用いれば、データサイズを減らせます。

ここらへんの手順は 7-Zip の以下のページに手順が出ています。
xlsxやpptxファイルの閲覧、再圧縮 | 7-Zip

ただし、この方法を用いてもデータサイズが劇的に減ることはありません。そもそも画像データや動画データは一定の方法で圧縮済みなのですから、そこから圧縮できる余地はあまりありません。

バイナリブックフォーマットで保存してみる（Excel限定）

２つの小技と言いつつ２つめはExcel限定でスミマセン。

Excel の場合はバイナリブックフォーマット xlsb で保存すると、データサイズが xlsx よりも小さくなって、ファイルのオープン・クローズも高速化されるケースが多々あります。

xlsx は zip 形式かつ xml フォーマットなので Excel みたいな表計算処理にとっては冗長すぎるのでしょうね。

私はデータ処理のためにデータサイズの大きい Excel ワークシートを作ることがあるのですが、xlsb を使うと処理時間が確実に短縮されるので、これはオススメです。