Google Form で「休暇申請用フォーム」を作成し、申請内容を共有カレンダーに自動登録する。

※このネタが Google Apps 以外でイケるかどうかは検証しておりません。

グループウェアとして Google Apps を利用してスケジュール共有する場合に案外困るのは「いつ、誰が休暇の予定を入れているか」が分かりづらいことだと思います。

そこでこういう運用を考えてみました。

• 「全員の休暇予定を登録する共有カレンダー」を作る。
• 休暇を取得する方は「自分のカレンダー」に予定登録しつつ、その予定のゲストとして「全員の休暇予定を登録する共有カレンダー」を登録しておく。

この運用をスムースに行うために「サテライトオフィス 組織カレンダー」を利用していて、概ね上手く行ってはいます。しかしこの方法の欠点は「全員の休暇予定を登録する共有カレンダー」を見た時に「誰かが休むことはわかるけれど、誰が休むかは分かりづらい」という点にあります。予定の詳細を見れば予定の登録者は分かります。でも日、週、月の予定一覧には予定の登録者情報は出ないからです。

よって、このような運用を行う場合は「件名に休暇取得予定者の名前を記入する」というルールを運用でカバーせねばなりません。しかし運用でカバーするのは案外面倒くさい。

だから代わりに「休暇申請用フォーム」を Google Form で作成しておき、その Form の送信時に動くスクリプトでスケジュール登録することにより、件名の文字列を正規化することにします。

Calendar を作る。

「休暇取得予定」を全員で閲覧共有するためのカレンダーを作ります。特筆すべき点はありませんが、全員が編集可能であることが多分必要。あるいは Form のオーナーを特権管理者とかにしておけば、閲覧専用で作ってもよいかもしれんけど。

また作成した Calendar ID は後ほど説明するスクリプトに埋め込む必要があります。

Form を作る

Form はこんな要件で作ります。

• ２ページ構成の Form にします。
• １ページ目は「休暇種別」「休暇取得期間」「休暇取得目的」を入力する。なお、「休暇種別」と「休暇取得期間」は必須項目にする。
• ２ページ目は２種類作る。１つは「１日または半日の休暇取得時の日付入力用」。もう一つは「日付の期間指定を行う」ため。

１ページ目の例

２ページ目の例

１ページ目→２ページ目の遷移は「休暇取得期間」の回答内容に合わせて変える。

Form に連動するScriptを作る。

Script を作る前に Form 編集画面左下の「以前のGoogleフォームに戻す」を選んでおきます。「新しい Google フォーム」で Script を組み合わせる方法がイマイチわからないので。。。

で、「ツール」「スクリプトエディタ」からスクリプトを作ります。作り終わったら「リソース」→「現在のプロジェクトのトリガー」から、スクリプトがフォーム送信時に動くように設定します。

スクリプトの例

holiday calendar の情報だけ差し替えればとりあえず動くはず……

// 「休暇取得予定者」のカレンダー情報。
var holidaycalendar = "xxxxxxxxxx@group.calendar.google.com";

// フォームの内容に元づいてスケジュール登録する。
function sendThingToCalendar(e) {
  
  var holidaytype      = "夏季休暇";
  var holidayterm      = "終日";  // 午前半休、午後半休、終日、複数日
  var holidaystart     = "2015-08-04";
  var holidayend       = "2015-08-04"
  var holidaystarttime = "00:00:00"
  var holidayendtime   = "00:00:00";
  var holidayreason    = "";

  var itemResponses    = e.response.getItemResponses();
//  var editURL          = e.response.getEditResponseUrl();
  
  for ( var i = 0 ; i< itemResponses.length ; i++ ) {

    switch( itemResponses[i].getItem().getTitle() ) {
      case "休暇種別":       holidaytype   = itemResponses[i].getResponse(); break;
      case "休暇取得期間":   holidayterm   = itemResponses[i].getResponse(); break;
      case "休暇取得開始日": holidaystart  = itemResponses[i].getResponse(); break;
      case "休暇取得終了日": holidayend    = itemResponses[i].getResponse(); break;
      case "休暇取得日":     holidaystart  = itemResponses[i].getResponse(); holidayend=holidaystart; break;
      case "休暇取得目的":   holidayreason = itemResponses[i].getResponse(); break;
    }

　　// 午前半休、午後半休の場合は開始終了時刻を予定に追加する。
    switch( holidayterm ) {
      case "午前半休":
        holidaystarttime = "00:00:00";
        holidayendtime   = "15:00:00";
        holidaytype　    = holidaytype + ":" + holidaytype;
        break;
      case "午後半休": 
        holidaystarttime = "15:00:00";
        holidayendtime   = "23:59:59";
        holidaytype　    = holidaytype + ":" + holidaytype;
        break;
    }
  }
  
  // 休暇種別の文字列に休暇申請者のメールアドレスを追記する。
  holidaytype  = holidaytype + ":" + e.response.getRespondentEmail();

  // フォーム送信者のメールアドレスに対応するカレンダーにスケジュール登録するためにカレンダーIDを取得する。
  var calendar = CalendarApp.getCalendarById(e.response.getRespondentEmail());

  // 予定の開始日時、終了日時の文字列から、
  // 日付文字列と時刻文字列を組み合わせて、日付時刻型にする。
  var holidaystartDate = dateString2Date( holidaystart, holidaystarttime );
  var holidayendDate   = dateString2Date( holidayend,   holidayendtime );

  var calendar_event;

  if ( holidaystartDate < holidayendDate ) {
　　// 開始日時 < 終了日時なら、期間指定のイベントとして登録する。  
    calendar_event = calendar.createEvent(
      holidaytype,
      holidaystartDate,
      holidayendDate,
      {
        guests: holidaycalendar,
        description: holidayreason
      }
    );
  }
  else if ( holidaystart == holidayend && holidaystarttime == holidayendtime ) {
    // 開始日と終了日が同じ、かつ開始時刻と終了時刻が同じならば、
    // 終日の予定として登録する。
    calendar_event = calendar.createAllDayEvent(
      holidaytype,
      holidaystartDate,
      {
        guests: holidaycalendar,
        description: holidayreason
      }
    );
  }

  var calendar_eventid = calendar_event.getId()

  
  var logmessage = holidaytype;
  logmessage = logmessage + " " + holidayterm;
  logmessage = logmessage + " " + holidaystartDate;
  logmessage = logmessage + " " + holidayendDate;
  
  Logger.log( logmessage );          
    
}



function dateString2Date( datestring, timestring ) {
  var datearray = datestring.split( "-" );
  var timearray = timestring.split( ":" );
  
  if ( datearray.length == 3 ) { 
    string2date = new Date(
      datearray[0], datearray[1]-1, datearray[2],
      timearray[0], timearray[1],   timearray[2] );
  }

  return string2date;
}